年次有給休暇とは、労働基準法で認められた従業員の権利であり、有給休暇が付与される条件や付与日数などが細かく規定されています。
有給休暇消化率の低さを改善するため、2019年4月からは働き方改革関連法案で「有給休暇義務化」が施行されました。
有休管理者の方は法律に基づいた適切な管理を行う必要がありますが、有休の付与・使用・消滅などを各従業員について計算することはとても複雑な作業になっています。
有休ノートはこの年次有給休暇を対象として管理ができるクラウド有休管理ソフトです。
このページでは、有給休暇の管理をすることになった担当者様に向けて、企業の義務に焦点をあて簡単に解説をしていきます。
年次有給休暇についてのより詳しい解説は、厚生労働省が公開している「わかりやすい解説」をご覧ください。
有給休暇とは法律で定められている、一定条件を満た従業員に対して企業が与えなければならない「休む」ための権利で、
- 従業員の心身の疲労回復
- 労働力の維持培養
- ゆとりある生活の実現
を目的とした、賃金の支払いを受けられる休暇日のことを指しています。
そのため有給休暇はまとめて取得して仕事から離れてリフレッシュする、という制度として始まっており、有給休暇を取る単位は原則「1労働日」となっています。
有給休暇を取得できる従業員の条件は次の2点です。
- 仕事を開始してから6ヶ月継続して雇われている
- 全労働日の8割以上出勤している
有給休暇の単位は原則「1労働日」となっており、法律上は1日単位で有休を付与することになっています。
ただ、1日単位では不便なので「半日休暇」「時間休暇」を認めている企業様も多いです。
その場合は、「労働日」を「時間」に換算して有給休暇を管理する必要があります。
例えば、1日8時間勤務する従業員の場合は、1労働日＝8時間となりますが、1日3時間勤務する従業員の場合は、1労働日＝3時間となります。
労働基準法では従業員が最低限得られる有給休暇を定めており、それが年次有給休暇です。 年次有給休暇の他に、企業が従業員に対し付与した休暇は「特別休暇」として扱われます。 こちらは、法定外のものであり、必ずしも有給である必要はなく各企業毎にルールが異なります。
例えば、従業員に「バースデー休暇」を付与する場合、これは法定外の休暇なので特別休暇として取り扱います。
法定で定められている有給休暇の日数は次の表になります。
| 所定労働日数 | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 継続勤務期間 | 正社員 パート(週5日) |
パート(週4日) | パート(週3日) | パート(週2日) | パート(週1日) |
| 6ヶ月 | 10 | 7 | 5 | 3 | 1 |
| 1年6ヶ月 | 11 | 8 | 6 | 4 | 2 |
| 2年6ヶ月 | 12 | 9 | 6 | 4 | 2 |
| 3年6ヶ月 | 14 | 10 | 8 | 5 | 2 |
| 4年6ヶ月 | 16 | 12 | 9 | 6 | 3 |
| 5年6ヶ月 | 18 | 13 | 10 | 6 | 3 |
| 6年6ヶ月以上 | 20 | 15 | 11 | 7 | 3 |
パートタイム労働者など所定労働日数が少ない労働者の場合は、所定労働日数に比例した日数になります。 ただし、パートタイムの場合でも、労働時間が週30時間を超える場合は「正社員/パート(週5日)」の日数が適用されることに注意が必要です。
2019年4月以降、有給休暇を10日以上得た従業員に対し年5日以上の有給休暇を取得させることが、使用者の義務になりました。 （付与される日数は「年次有給休暇の付与日数」をご確認ください。）
10日以上有給休暇が付与された従業員は年5日の有給休暇を取得しなければなりませんが、そこにも複雑なルールが存在します。
有給休暇が合計で10日以上付与された日が「基準日」となり、そこから1年以内に有給休暇を5日以上取得させなければいけません。
従業員が上記で発生した5日の有給休暇の取得ができていない場合、従業員の意見を聴取した上で、時季を指定して取得させる必要があります。
一方、年に5日の有給休暇がすでに取得されている場合は時季指定を行うことができません。
つまり、従業員の自由な有給休暇を保護する目的で、使用者が指定できる休日は年5日までに制限されています。
また、従業員自らの請求による取得や計画的付与によって年に5日の有給休暇取得がされている場合も、時季指定は行えなくなります。
有給休暇の時季指定を行う場合は、必ず従業員の意見を聞いたうえで行う必要があります。
聴取した従業員の意見は尊重し、希望通りの時季に有給休暇の取得をさせるようにしなければなりません。
従業員が年5日の義務を消化しているかどうかは、 休暇管理画面の「有休取得義務チェック」のページから確認することができます。
年次有給休暇管理簿とは、従業員ごとに有給休暇の
- 時季 (有給休暇を取得した日付)
- 日数 (有給休暇を取得した日数)
- 基準日 (義務の発生した日)
この年次有給休暇管理簿は、有給休暇を付与した期間(基準日から1年間)とその後3年間の保存が義務付けられています。
労働基準監督署に査察を受けた際、必要に応じて有給休暇の取得状況を提示できないと、罰則を受ける可能性があります。
年次有給休暇管理簿はパソコン上などでデータとして管理することは認められており、有休ノートでは
休暇管理画面の「年次有給休暇管理簿」
のページで確認をすることができます。